Заказать
Смотрите также:
Wi-Fi с авторизацией
Складской учёт в общепите ведут по простой цепочке: каждое движение продуктов — приход, перемещение, расход на блюда, порча — подтверждается документом, а раз в период фактические остатки сверяются с учётными на инвентаризации. Документооборот склада строится на первичных документах с обязательными реквизитами по статье 9 закона № 402-ФЗ, а формы можно брать унифицированные или разработать свои. Ниже — какие документы нужны, как оформлять приёмку и списание, как проводить пересчёт и что даёт автоматизация.
Материал подготовила команда «Соловьи»: больше 15 лет мы настраиваем учёт и автоматизацию ресторанов и видим, на каких документах чаще всего возникают расхождения.
Правила оформления складских документов
Обязательные реквизиты первичного документа
С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, кроме кассовых. Заведение вправе разработать собственные бланки и закрепить их в учётной политике.
Главное — чтобы в документе были реквизиты из статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:
- название документа и дата составления;
- наименование организации;
- содержание операции;
- количество в натуральном или денежном выражении с единицами измерения;
- должности, фамилии и подписи ответственных лиц.
Бумага или электронный вид
Первичный документ можно составлять на бумаге или в электронном виде. Электронный документ подписывают электронной подписью.
Для заведения с несколькими поставщиками электронный документооборот экономит часы в неделю: накладная приходит в систему учёта без ручного ввода.
Решаем всё, что мешает ресторану работать
Автоматизация, IT, доставка, лояльность - под одной крышей. Без лишних подрядчиков и переплат
Помогаем ресторанам расти с правильным IT
Подбираем и внедряем решения под вашу задачу
Основные документы складского учёта в общепите
Унифицированные формы ОП и ТОРГ
Большинство заведений по привычке опирается на альбом форм, утверждённый постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Для общепита в нём есть отдельная серия ОП.
Чаще всего на практике используют:
- ОП-1 «Калькуляционная карточка» — расчёт цены блюда по закладке продуктов;
- ОП-3 «Требование в кладовую» — запрос кухни на выдачу продуктов;
- ОП-4 «Накладная на отпуск товара» — передача продуктов из кладовой на кухню или в бар;
- ОП-14 «Ведомость учёта движения продуктов и тары на кухне (товарный отчёт)»;
- ОП-16 «Ведомость учёта остатков продуктов и товаров на складе (в кладовой)»;
- ОП-18 «Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица».
Из того же альбома часто берут торговые формы: ТОРГ-2 — акт о расхождении при приёмке и ТОРГ-16 — акт о списании товаров.
Технологические карты
Технологическая карта — основа, по которой продукты списываются на приготовленные блюда. Её состав определяет ГОСТ 31 987–2012 «Услуги общественного питания. Технологические документы на продукцию общественного питания».
Для блюда из сборника рецептур составляют технологическую карту, для авторского — технико-технологическую. В карте указывают закладку брутто и нетто, выход и технологию приготовления.
Приёмка продуктов от поставщика
Что проверяют при поступлении
Новые санитарные правила для общепита — СанПиН 2.3/2.4.4282−26, утверждённые постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 02.06.2026 № 18 и действующие с 1 сентября 2026 года, — прямо требуют принимать продукцию только при наличии маркировки и товаросопроводительных документов. Если условия перевозки нарушены или документов нет, продукт не принимают.
При приёмке сверяют:
- наименование, количество и вес с накладной;
- маркировку и сроки годности;
- температуру охлаждённой и замороженной продукции;
- внешний вид, запах и целостность упаковки.
Документы поставщика
Поставщик передаёт товарную накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД). Всё чаще — в электронном виде через оператора документооборота.
Не подписывайте накладную, пока товар не пересчитан и не взвешен. Подпись означает, что вы приняли продукты в указанном количестве.
Госсистемы при приёмке
Для отдельных групп продуктов приёмку дополнительно подтверждают в государственных системах:
- мясо, рыба, молочная продукция, яйца — погашение ветеринарных документов во ФГИС «Меркурий»;
- алкоголь — подтверждение поставки в ЕГАИС;
- вода, пиво и другие маркированные товары — приёмка через «Честный знак».
Расхождения при приёмке
Если продуктов меньше, чем в накладной, или часть испорчена, составляют акт о расхождении, например по форме ТОРГ-2. Его подписывают сотрудник заведения и представитель поставщика или водитель.
Без акта претензию поставщику доказать сложно, а недостача ляжет на заведение.
Списание продуктов и внутреннее движение
Расход на приготовление блюд
Основной расход — продукты, ушедшие в проданные блюда. Его считают по технологическим картам: количество проданных порций умножают на закладку.
В ручном учёте для этого служат формы вроде ОП-14 и ОП-17 «Контрольный расчёт расхода продуктов по нормам рецептур». В автоматизированном — система списывает продукты сама при закрытии заказа.
Порча, бой, проработка
Всё, что ушло не на продажу, оформляют отдельным актом списания с указанием причины:
- истёк срок годности;
- продукт испорчен при хранении;
- разбита тара или посуда;
- проработка нового блюда;
- питание персонала.
Просроченные продукты нельзя использовать в блюдах — их утилизируют и списывают.
Перемещение между складами
Передачу продуктов из кладовой на кухню или в бар оформляют накладной на внутреннее перемещение, например ОП-4. Общий остаток заведения не меняется, но становится видно, у какого ответственного лица находится товар.
Инвентаризация в общепите
Зачем и когда проводить
Инвентаризация обязательна по статье 11 Федерального закона № 402-ФЗ. Порядок для бухгалтерского учёта описан в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н), который применяется обязательно с 1 апреля 2025 года.
Внеплановый пересчёт нужен при смене материально ответственного лица, после кражи или порчи, а также перед составлением годовой отчётности.
Как проходит пересчёт
- Руководитель издаёт приказ и назначает комиссию.
- Все документы о движении продуктов проводятся до начала пересчёта.
- Комиссия пересчитывает и взвешивает фактические остатки.
- Результаты вносят в инвентаризационную опись, например по форме ИНВ-3.
- Расхождения с учётом фиксируют в сличительной ведомости, например ИНВ-19.
- Руководитель принимает решение по излишкам и недостачам.
Пересчитывайте без подсказки: если сотрудник видит учётный остаток, он невольно подгоняет цифру под ожидание.
Периодичность для заведения
Закон не задаёт частоту управленческих пересчётов, её определяет сам ресторан. На практике бар и дорогие позиции считают еженедельно, кухню — раз в две недели или месяц, весь склад — ежемесячно.
Если своего бухгалтера в заведении нет, оформление первичных документов, отражение итогов инвентаризации и хранение архива можно передать на аутсорсинг бухгалтерии.
Типичные ошибки в учёте продуктов
Ошибки в документах
- накладная подписана без пересчёта товара;
- расхождения при приёмке не оформлены актом;
- порча и проработки списываются «на глаз» без актов;
- перемещения между кухней и баром не документируются;
- документы составлены задним числом.
Ошибки в нормах
- технологические карты не учитывают потери при обработке;
- у части блюд меню нет технологических карт;
- закладка в карте не совпадает с реальной на кухне.
Потери при холодной и тепловой обработке рассчитывают по ГОСТ 31 988–2012 «Услуги общественного питания. Метод расчета отходов и потерь сырья и пищевых продуктов». Если потерь в карте нет, на инвентаризации всегда будет недостача.
Как избежать ошибок
- закрепите ответственных за приёмку и каждый склад;
- утвердите формы документов в учётной политике;
- проверяйте технологические карты контрольной проработкой;
- проводите все документы до начала пересчёта;
- разбирайте причины расхождений, а не просто корректируйте остатки.
Когда расхождения повторяются из месяца в месяц, дело обычно не в отдельных сотрудниках, а в процессах. Выстроить регламенты склада и распределить ответственность помогает консалтинг и управление заведением.
Автоматизация складского учёта
Что берёт на себя программа
Ручной документооборот склада требует десятков бумаг в неделю. Программа для общепита делает большую часть работы автоматически:
- принимает электронные накладные от поставщиков;
- списывает продукты по технологическим картам при каждой продаже;
- ведёт акты списания и перемещения;
- проводит пересчёт с телефона и сразу показывает расхождения;
- передаёт данные в ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий».
Как выбрать систему
Смотрите, чтобы склад был связан с кассой, а себестоимость пересчитывалась при каждом приходе. Способ оценки по средней себестоимости допускает ФСБУ 5/2019 «Запасы», поэтому управленческие цифры легко сверить с бухгалтерией.
Мы в «Соловьях» настраиваем складской учёт в программе iiko под ключ: заводим номенклатуру и технологические карты, подключаем электронный документооборот и госсистемы, проводим первую инвентаризацию. Подробнее — на странице автоматизации HoReCa.
После запуска систему можно передать на комплексное ведение iiko: справочники, техкарты и отчёты будут поддерживать наши специалисты, а не сотрудники заведения в перерывах между сменами.
Нужна помощь с автоматизацией заведения?
Свяжитесь с нами по телефону или заполните простую форму
Часто задаваемые вопросы
Нет, с 2013 года унифицированные формы не обязательны. Заведение может применять собственные бланки, если в них есть все реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ. Выбранные формы закрепляют в учётной политике.
За склад отвечает материально ответственное лицо, с которым заключён договор о полной материальной ответственности. Обычно это кладовщик, заведующий производством или управляющий. При смене ответственного проводят инвентаризацию и передают остатки по акту.
Первичные документы бухгалтерского учёта хранят не меньше пяти лет после отчётного года по статье 29 закона № 402-ФЗ. Для налоговых целей срок такой же. Электронные документы хранят в электронном виде с подписями.
Товарная накладная ТОРГ-12 подтверждает передачу товара, а универсальный передаточный документ объединяет накладную и счёт-фактуру. Для приёмки продуктов в общепите подходят оба документа. УПД удобнее при электронном документообороте.
Для обычного ресторана журнал бракеража не обязателен: СанПиН 2.3/2.4.4282−26 приводит его образцы как рекомендуемые. При этом контроль качества продукции, сроков годности и температуры хранения обязателен. Многие заведения сохраняют журналы как доказательство такого контроля.
Минимальный набор — приходные накладные, технологические карты, акты списания и ежемесячная инвентаризация. Вести всё это в таблице можно только на старте. Как только меню и поставщиков становится больше, удобнее перейти на программу учёта, связанную с кассой.