Как списать алкоголь в ЕГАИС: пошаговый порядок оформления актов

Дата публикации: 03.08.2026

Дата обновления: 03.08.2026

Автор статьи: Соловьёв

Время прочтения: 6 минут

Акт списания — электронный документ. Он снимает продукцию с баланса организации, если бутылка физически выбыла со склада, но не была продана через кассу целиком.

Формы, порядок заполнения и форматы этого документа утверждены приказом Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397 (действует с последующими изменениями).

Кассовый чек с фиксацией через УТМ сам уменьшает остатки при обычной рознице. Акт нужен во всех остальных случаях: порча, недостача, пересортица, использование в готовке.

Обязанность фиксировать в ЕГАИС каждую операцию с маркированной продукцией закреплена Федеральным законом от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Без акта система показывает «зависшие» остатки, которых фактически нет на складе.

Помогаем ресторанам расти с правильным IT

Подбираем и внедряем решения под вашу задачу

Система принимает акт только с указанием основания из закрытого перечня. Произвольное описание причины ЕГАИС не пропустит.
Основные варианты:

• Пересортица — недостача одной позиции при избытке другой, обычно результат ошибки при приёмке или продаже не той марки на кассе.
• Недостача — хищение, злоупотребление материально ответственных лиц, ошибки инвентаризационного учёта или естественная убыль при хранении.
• Порча (уценка) — бой бутылки, истечение срока годности, потеря товарного вида: продукция физически не подлежит дальнейшей реализации.
• Потери при транспортировке — бутылка разбилась или была утрачена при доставке от поставщика до склада или между точками продаж.
• Использование для приготовления — алкоголь пошёл в состав коктейля или блюда на кухне, а не был продан гостю отдельной порцией.

Каждое основание нужно подтверждать документально: инвентаризационной ведомостью или актом о бое. Документ должен реально соответствовать тому, что произошло на складе — иначе при проверке возникнут вопросы к материально ответственному лицу.

Раньше заведения списывали вскрытую бутылку целиком актом с причиной «Реализация» — по мере того как бармен разливал её по бокалам. Этот порядок изменился.

С 1 июля 2024 года действуют положения Федерального закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ. Они требуют передавать в ЕГАИС сведения о каждой проданной порции, а не о вскрытии бутылки в целом.

Как это выглядит на практике:

1. При расчёте с гостем кассир сканирует акцизную марку открытой бутылки.
2. Касса с модулем УТМ в момент пробития чека передаёт в ЕГАИС точный объём проданной порции в миллилитрах.
3. Одновременно печатается фискальный чек — именно он, а не акт, фиксирует продажу шота или бокала.

Акт списания при этом сохраняется, но только для одного случая:

Если крепкий алкоголь идёт в коктейль или в блюдо на кухне, а не продаётся гостю отдельной порцией, оформляется акт списания с причиной «Использование для приготовления». Продажа порции напрямую гостю через акт с причиной «Реализация» больше не оформляется — эти сведения передаёт касса через УТМ в момент оплаты.

Регулятор, который следит за исполнением этих правил, с 2023 года называется Росалкогольтабакконтроль (РАТК) — прежнее название, Росалкогольрегулирование, ещё встречается в старых инструкциях и документах.

Отдельно стоит требование к минимальной розничной цене (МРЦ). Оно касается не порционных продаж в зале, а розничной реализации немаркированной продукции — например, пива, — которая оформляется актом с причиной «Реализация». Отгрузка маркированного крепкого алкоголя юрлицу оптом через акт списания вообще не проводится: такая операция оформляется электронной товарно-транспортной накладной ЕГАИС.

Обязанность соблюдать МРЦ закреплена пунктом 5 статьи 11 Федерального закона № 171-ФЗ. Конкретные цифры Минфин регулярно пересматривает отдельными приказами — они переиздаются с новыми номерами каждые один-два года по мере индексации.

Приказ Минфина России от 11.05.2016 № 58н, на который часто ссылаются старые инструкции и мануалы товароучётных систем, утратил силу ещё в 2018—2019 годах — использовать его как источник цен нельзя.

Актуальную минимальную розничную цену за 0,5 литра нужно сверять не по номеру старого приказа из инструкции, а по официальному порталу правовой информации или справочнику ЕГАИС — там действует именно тот приказ Минфина, который актуален на момент оформления акта.

Вход в личный кабинет — через сертификат УТМ. Дальше три шага:

1. В разделе документов создаётся новый акт списания.
2. Добавляются позиции — по каждой марке или по объёму для непорционного учёта.
3. Указывается причина из классификатора и объём в литрах.

После проверки данных документ подписывается электронной подписью и уходит через УТМ. Статус обработки виден обычно в течение нескольких минут.

Большинство организаций работают не напрямую через веб-кабинет, а через учётную программу — 1С, Контур. Маркет, r_keeper или iiko. Она сама формирует документ и передаёт его через локальный УТМ-модуль.

Срок подачи один: не позднее рабочего дня, следующего за днём фактического списания или окончания смены.

Правило особенно важно для кухни. Если крепкий алкоголь ушёл в коктейль или соус вечером, акт с причиной «Использование для приготовления» должен уйти в систему на следующий день — иначе при сверке остатков возникнет расхождение.

Списание алкоголя в iiko устроено похоже на общий порядок ЕГАИС, но с привязкой к карточке товара внутри iikoOffice. В айко — так менеджеры чаще называют систему в разговоре — процесс идентичен, разница только в интерфейсе.
Перед первым актом нужно проверить два условия:

• установлен и настроен плагин интеграции с УТМ;
• в карточке алкоголя базовой единицей измерения указан литр.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Товары» в iikoOffice.
2. Найдите позицию алкоголя — например, коньяк.
3. Убедитесь, что в разделе «Алкогольная продукция» подтянуты код и марка из справочника ЕГАИС.
4. Создайте документ списания, добавьте позиции.
5. Укажите причину операции и объём.

Для порционной продажи крепкого алкоголя гостю в iiko отдельного акта не требуется. При открытии бутылки система резервирует объём, а при расчёте с гостем передаёт данные о проданных миллилитрах через УТМ вместе с чеком.

Акт списания с причиной «Приготовление» формируется, когда алкоголь уходит в коктейль или блюдо на кухне — этот акт менять вручную нельзя.

Похожий принцип действует для банкетного списания:

• остаток бутылки после мероприятия возвращается в зал;
• либо целиком уходит в акт списания с подходящим основанием.

Отправка в ЕГАИС обычно автоматическая и срабатывает в течение дня.

Расхождение между фактическим товаром на складе и данными ЕГАИС — частая причина проверок. Сверку удобно проводить по двум регистрам системы.

• Регистр № 1 — партионный (складской) учёт. Отражает объёмы и партии продукции, поступившей на баланс.
• Регистр № 3 — помарочный учёт. Отражает конкретные акцизные марки, привязанные к каждой бутылке.

Именно с регистра № 3 нужно сверять баланс отдельных марок, а с регистра № 1 — общие объёмы по партиям. Смешивать эти два разреза учёта не стоит: они отвечают на разные вопросы.

Рекомендуемая периодичность сверки:

• стандартная розница — раз в месяц;
• точки с высоким оборотом крепкого алкоголя — раз в неделю.

Если марка на бутылке содрана или не читается сканером, самостоятельно придумывать код нельзя. Нужно запросить в ЕГАИС список марок, зарегистрированных по конкретной партии или накладной, и сверить его с тем, что физически есть на складе — недостающая, но уже известная системе марка указывается в акте вручную.

Чаще всего акт отклоняется или организация получает штраф из-за нескольких повторяющихся ситуаций:

• Просроченная подача. Документ создан позже установленного срока — через несколько дней после боя бутылки, а не на следующий рабочий день.
• Неверное основание. Формулировка причины не совпадает с фактическими обстоятельствами — например, порционная продажа гостю оформлена актом вместо продажи через кассу.
• Устаревшая МРЦ. В акте указана минимальная розничная цена по недействующему приказу, а не по актуальному на дату списания.
• Забытые «закрытые» подразделения. Продукция числится на балансе подразделения, уже исключённого из лицензии.
• Отрицательные остатки. Учёт ведётся некорректно, и система показывает списание большего объёма, чем было на балансе.

Судебная практика по «закрытым» подразделениям фиксирует штрафы для юрлиц вплоть до 200 тысяч рублей. Отрицательные остатки квалифицируются как нарушение порядка учёта оборота алкогольной продукции.

Ответственность за нарушения:

• Статья 14.19 КоАП РФ — за нарушение правил фиксации сведений в ЕГАИС: штраф для должностных лиц от 10 до 15 тысяч рублей, для юрлиц — от 150 до 200 тысяч рублей, с возможной конфискацией продукции.
• 171-ФЗ — при более серьёзных нарушениях оборота санкция может достигать пятой части годовой выручки, но не менее 3 млн рублей.